Shopify - Configura la conexión para sincronizar con ClickBalance

¿Que es Shopify?

Shopify.com es una empresa canadiense de comercio electrónico, cuenta con un software de igual nombre que se encarga de ofrecer el servicio de pagos, marketing, envíos y herramientas de fidelización de clientes para simplificar el proceso de manejo de una tienda en línea para pequeños comerciantes.

Objetivo:

Comunicar los movimientos de una tienda en línea con una cuenta Shopify y ClickBalance Profesional, dándole el servicio del control administrativo por medios de nuestro ERP incluyendo los movimientos que se realizan desde la tienda en línea. Sincronizando:

• Productos
• Clientes
• Existencias
• Ventas

¿Qué necesitas antes de iniciar?

• Contar con una cuenta en Shopify con permisos para conexión.
• Contar con una membresía ClickBalance.
  • Crea tu empresa en ClickBalance y configura para la sincronización.
  • Pide por Solicitud de Ayuda:
    • Acceso a nueva opción en “Especiales / Conexión con Shopify” en tu escritorio ClickBalance.
• NOTA: Cualquier duda comunícate con tu consultor asignado.

Pasos a seguir

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Desde

En tu cuenta Shopify, crear una aplicación privada.

Ubica la opción Configuración del menú lateral izquierdo. *

• En el menú lateral izquierdo selecciona “Aplicaciones y canales de venta”.
  • 
  • En la parte superior de la pantalla utiliza el botón “Desarrollar aplicaciones”.
• Crea una aplicación, o si ya la tienes creada selecciónala para continuar en el siguiente paso.
  • 
• Shopify por configuración te solicita que autorices la activación de aplicaciones privadas para realizar la comunicación.
  • Infórmate sobre cómo usar y gestionar aplicaciones privadas en Shopify.
  • Lee las opciones, si estás de acuerdo, acepta los criterios de shopify y Activa el desarrollo de aplicaciones privadas
  • Una vez aceptados los términos de Shopify podrás realizar la configuración.
• Crea una aplicación privada para sincronizar los datos.

Ya creada tu aplicación, tienes un menú superior en pestañas, selecciona “Configuración” - Utiliza el botón “Configurar” de la primer sección “Integración de la API del panel de control” *

• Configura los permisos de Leer y Escribir en PERMISOS AL PANEL DE CONTROL DE API a:
  • Clientes
  • Comentarios sobre recursos
  • Descuentos
  • Edición de pedidos
  • Etiquetas de script
  • Inventario
  • Pedidos
  • Pedido preliminares
  • Productos
  • Publicaciones de productos
  • Reglas de precios
  • Servicios de logística
• Asegúrate de dar todos los permisos.
• Debajo de esta información selecciona en “Suscripciones de webhooks” la versión API a utilizar 2024
• Continúa con los permisos de API de tienda
  • 
• Guarda la información, te generará los datos para sincronizar con ClickBalance Profesional.

Con tu configuración y versión de conexión guardada, en el menú superior selecciona “Credenciales de la API”

• En esta opción se revela un TOKEN Sólo una vez al revelarlo resguárdalo ya que no podrás volver a consultarlo por políticas Shopify.
• Utiliza este TOKEN y agregalo en ClickBalance - Configuración para sincronizar Shopify
  • 

NOTA: El acceso a la tienda no debe tener contraseña, este dato no está controlado por ClickBalance.

¿Qué debo configurar antes de iniciar en ?

1.- Configuración previa de catálogos.

• “Inventarios / Catálogo - Almacén” exclusivo donde se llevará el control de entradas y salidas por empresa para Shopify.
• “Inventarios / Catálogo - Producto”
  • Catálogo de productos a manejar en Shopify.
    • El precio del producto se envía a Shopify antes de impuestos.
      • Para reflejar en ClickBalance las remisiones con IVA, es necesario activar desde Shopify el manejo de impuestos de los productos.
    • Si tu producto maneja atributos, se crea las variantes en Shopify, todos con el mismo Precio
  • Producto para concepto Gastos de envío.
    • Tipo Servicio.
    • Debe existir en el almacén configurado previamente.
      • En este servicio se reflejarán los gastos de envío registrados desde Shopify.
  • Asignar los productos al Almacén de Shopify.
• “Facturación / Catálogo - Tipo de documento de venta.”
  • Para la generación de remisiones (NO es Documento electrónico):
    • Considerado como venta
    • Considerar costo de servicio (Gastos de envío)
    • Forma de pago por defecto, seleccionada
      • De no existir tomará la forma de pago configurada en Parámetros de Facturación
    • Generar salida de almacén
    • Generar salida de almacén con venta iniciada para asegurar la existencia en ambos sitios
    • Permitir venta solamente por almacén por defecto
      • Almacén por default mismo que se configura para control de movimientos
    • Permitir precio menor al último costo
    • Activar el Texto adicional 2 si deseas ver el método de pago utilizado en Shopify al editar el documento de venta.
  • Tener acceso al tipo de venta
• “Cliente” público en general.

2.- Configurar la conexión con Shopify.

• Registrar datos de la conexión que se tienen en Shopify desde ClickBalance.
  • Opción: Especiales / Conexión con Shopify - Configuración para sincronizar Shopify
  • 

2.1.- ¿Cómo configurar Facturación Online ClickBalance?

• Si cuentas con Facturación Online ClickBalance, al realizar la configuración Shopify te dará la opción de activar el código de transacción con las Remisiones generadas desde Shopify para que tus clientes puedan facturar desde nuestro portal.
  • El código de transacción se podrá generar por el identificador del documento de venta de ClickBalance o el Folio generado en Shopify.
  • También puedes controlar qué métodos de pago realizados en Shopify aplican para esta generación, al dejarlo vacío considerará todos.
  • 

2.2.- ¿Cómo configurar conexión con un dominio personalizado?

• Si tu cliente utiliza un dominio personalizado realiza la siguiente configuración.
• La dirección web predefinida por Shopify es con la estructura “your-store-name.myshopify.com”
  • Ejemplo: clickbalance-prueba.myshopify.com
• Si la dirección web no coincide con esta estructura, el cliente utiliza un Dominio personalizado, en este caso debes encontrar la dirección web que tiene shopify predefinida. Sigue los siguientes pasos desde Shopify.
  • Iniciar sesión en Shopify con permisos de configuración
  • En el menú lateral izquierdo de la pantalla, seleccionar “Tienda online” (NO en el visor) mostrará más opciones abajo que pertenecen a ella.
  • Selecciona la opción “Dominios”, mostrará la información de la dirección web que utiliza el cliente.
  • En Dominio principal está en la primera sección.
    • tienda-clickbalance.com
• Abajo hay otra sección “Dominios administrados por Shopify” * clickbalance-pruebe.myshopify.com
• Copia ese nombre del dominio y configurarlo en ClickBalance como Dirección web de la tienda
• 

3.- Pide por Solicitud de Ayuda la sincronización de tus productos en Shopify.

• Si tu configuración de conexión está hecha, solo pide la sincronización de tus productos antes de hacer cualquier movimiento en Shopify.
  • Llegará un correo con los resultados de la sincronización al asignado en el tipo documento de venta seleccionado en la configuración shopify
• Consideraciones:
  • Si YA tienes productos en shopify, antes de configurar la conexión con ClickBalance realiza lo siguiente:
    • Descarga de shopify tus productos
    • Arma un archivo de excel para importarlos en ClickBalance respetando la configuración que te pide la importación
      • El identificador que se utiliza para la sincronización es la descripción del producto. Este dato debe ser igual en ambos sistemas.
      • Agregalos en el almacén que tienes para la conexión.
  • Carga los productos en ClickBalance desde Inventarios / Procesos - Importar / Exportar datos
  • Ya que cuentes con los productos en ambos sistemas configura la conexión en ClickBalance y actívala para sincronizar.
  • Solicita Sincronizar tus productos para que hagan MATCH con Shopify.

4.- Dar existencia de tus productos en el almacén exclusivo de Shopify.

• Puedes dar existencia por:
  • Captura de inventario inicial
  • Compras a ese almacén
  • Traspaso de un almacén a el almacén exclusivo de Shopify
  • Entrada libre al almacén
• Al dar existencia en el almacén se sincronizará con Shopify la existencia, es por este motivo que es necesario tener la configuración de Shopify antes de este paso.

5.- Revisa desde Shopify que tus productos existan y cuenten con existencia.

¿Qué y cuando se sincroniza la información?

La sincronización depende de los siguientes eventos:

• 1.- Se Crea/Edita desde ClickBalance y Actualiza Shopify.
  • Productos:
    • Nuevo
    • Editar
  • Existencia:
    • Cada movimiento al inventario generado debe actualizar existencia en Shopify:
      • Entrada por compra
      • Entrada libre
      • Cancelaciones
      • Salidas por venta
      • Etc.
• 2.- Se Crea/Edita desde Shopify y Actualiza ClickBalance:
  • Clientes
  • Venta de contado = Remisión
  • Venta a crédito = Remisión
    • Solo cuando es pagada total se crea la remisión en ClickBalance.