Introducción:

Permitir generar Centros de Costo y Sub-centros.

Objetivo

  • Permitir llevar un control en el sistema por centros y sub-centros de costo sin necesidad de llevar un presupuesto.

Registrar Sub-Centros de Costos

1.- Ir al módulo de Contabilidad/ Catálogos/ Centro de Costos , El sistema le mostrará el listado de centros de costo, dar clic en “Ver”.

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2.- Dar clic en “Nuevo” desde el listado de los Sub-Centros de costo.

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3.- Ingrese los datos del Sub-Centro de Costo

  • Campo Clave.- Campo alfanúmerico obligatorio, Número que identificá al Centro de Costo.

  • Campo “Maneja presupuesto”.- Al activarse este parámetro el sistema permitirá asignar cuentas contables y presupuesto.

  • Campo Acumular presupuesto de Centros de Costos hacia nivel superior.- Este campo se habilitará cuando se active el parámetro “Maneja presupuesto”, Al activarlo el presupuesto y cuentas contables que se registre en el sub-centro(Centro de costo hijo) se acumularán en centro de costo padre.

4.- Dar clic en el botón “Guardar”.

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  • Si el Número de Centro de costo registrado ya existe , El sistema enviará un mensaje notificando: “El Número de Centro de Costo ya existe” y no se permitirá registrarlo.

  • Al capturar un Sub-Centro de Costos y dar clic en “Guardar”, El sistema validará Si el parámetro Acumular presupuesto de Centros de Costos hacia niveles superiores se encuentra activo, En caso de estar activo y el Centro de Costo padre cuente con Presupuesto se enviará un mensaje de notificación “El presupuesto del centro de costo [Clave-Nombre del Centro de Costo será asignado al nuevo centro de costo] ¿Desea Continuar? Aceptar y Cancelar.

Modificar Centro de Costo.

1.- Ir al módulo de Contabilidad/ Catálogos/ Centro de Costos.

2.- Dar clic en la clave del Centro de Costo para entrar a editarlo.

3.- El sistema realizará las validaciones siguientes al editar el centro de costo:

  • Validación 1: Si el centro de costo padre tiene activo el parámetro “Maneja presupuesto” y por lo menos un Sub-Centro(Centro de costo hijo) tiene activo el parámetro “Maneja presupuesto” no se permitirá desactivar este mismo parámetro del centro de costo padre.

  • Validación 2: Si el centro de costo padre tiene activo el parámetro “Maneja presupuesto” y ninguno de sus centro de costos hijo tiene activo el parámetro “Maneja presupuesto” se permitirá desactivar este mismo parámetro del centro de costo padre.

  • Validación 3:.- Si el centro de costo ya tiene movimientos registrados NO se permitirá desactivar el parámetro de “Maneja presupuesto” y “Acumular presupuesto del centro de costo hacia nivel superior”

  • Validación 4:. Si se activa el parámetro “Maneja presupuesto” y no se registrá por lo menos una cuenta contable con presupuesto el sistema enviará un mensaje notificando “Es necesario registre por lo menos una cuenta contable y presupuesto”

Eliminar Centros de Costo

1.- Ir al módulo de Contabilidad/ Catálogos/ Centro de Costos desde el listado de Centros de Costo , seleccionar el centro de costo o Sub-centro que requiere eliminar.

2.- De clic en el botón Acciones y “Eliminar selección”

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  • El sistema validará si el centro de costo tiene sub-centros y si alguno de estos tienen relación con algún documento, Si NO tienen alguna relación(Que no este registrado el id del centro de costo en las tablas) el sistema enviará un mensaje de notificación ” Se eliminarán los Centros de Costo y en caso de tener Sub-centros también serán eliminados, ¿Desea continuar?

  • Al dar clic en Aceptar se eliminará el Centro de Costo padre y sub-centros (Centros de costo hijos)

    • Si el Centro de costo ó Sub-centro a eliminar tiene relación con algun documento registrado, el sistema le notificará con el siguiente mensaje:

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  • Al dar clic en Cancelar no se realizará el eliminado y se regresará al listado de Centros de Costo.

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Buscar centro de costo

  • Al realizar la búsqueda por centro de costo y seleccionar un centro de costo , validar si es de último nivel, en caso contrario el sistema enviará un mensaje notificandolo ” Favor de seleccionar un centro de costo de último nivel”

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Reporte de Centros de Costo

1.- En el módulo de Contabilidad/ Reportes dar clic en el link “Movimientos por Centro de Costo”

2.- El sistema mostrará una pantalla con los siguientes filtros para generar el reporte:

  • Tipo Campo requerido que al dar clic mostrará las opciones: “Resumido” y “Detallado”

  • Fecha.-Campos de Fecha Inicial y Fecha final obligatorios, Se muestra por default en el primer campo de fecha el primer dia del mes actual y en el segundo campo de fecha el dia actual.

  • Centro de Costo: Al dar clic se mostrarán los centros de costo registrados]

  • Agrupar por Cuenta Contable: Se habilitará si el reporte es de tipo “Detallado”

  • Nivel de Impresión Centro de Costo: Al dar clic se desplegará el último nivel registrado de centros de costo, Ejemplo:1,2,3,4,5,6.. hasta el último nivel.

  • Nivel de Impresión Cuenta:.- Al dar clic se desplegará el último nivel registrado de la cuenta contable, Ejemplo:1,2,3,4,5,6.. hasta el último nivel.

  • Mostrar en Miles: Al activarse los importes mostrados en los resultados del reporte se dividirán entre mil

  • Mostrar Logotipo de la Empresa: Al activarse se mostrará en la búsqueda del reporte en la parte superior izquierda el logotipo de la empresa que se encuentre registrado en Administración/Configurar empresa/ campo imagen.

3.- Al seleccionar los filtros dar clic en el botón “Mostrar Reporte”

  • Si los campos obligatorios no fueron capturados, El sistema enviará un mensaje de notificación indicando: Faltan datos por capturar [Nombre de los campos], favor de ingresarse

Reporte de Centros de Costo “Detallado” y “Agrupado por Cuenta Contable”

En el módulo de Contabilidad/ Reportes dé clic en el link “Movimientos por Centro de Costo” y realice los siguientes pasos:

  • 1.- Seleccionar el filtro tipo “Detallado” y activar el filtro “Agrupar por Cuenta Contable”

  • 2.- Dar clic en el botón “Mostrar Reporte”

  • 3.- El sistema mostrará la información de la siguiente manera:

  • Cuenta.- Se mostrará la clave de la cuenta contable.

  • Al dar clic en la cuenta el sistema mostrará el “Reporte de movimientos en cuenta”

  • Nombre de Cuenta.- Se mostrará el nombre de la cuenta contable.

  • Clave.- Se mostrará la clave del centro de costos.

  • Centro de Costo Se mostrará el Nombre del Centro de costos.

  • Anterior.- Se mostrará el saldo final hasta la fecha anterior de la fecha indicada en el filtro Fecha.

  • Cargos.- Suma de movimientos registrados como cargo de acuerdo al centro de costo.

    • Abonos.- Suma de movimientos de abonos registrados de acuerdo al centro de costo.

  • Saldo Será afectado de acuerdo a la naturaleza de la cuenta, Ejemplo:

  • Si la cuenta es de Naturaleza “Deudora” y los cargos son mayores que los abonos se suman al saldo, de lo contrario se restan.

  • Si la cuenta es de Naturaleza “Acreedora” y los cargos son mayores se restarian del saldo.

NOTA: Al agrupar por Cuenta Contable e indicar el Filtro “Nivel de impresión cuenta”, el sistema mostrará las subcuentas registradas y si estas estan asignadas a un centro de costo, como se muestra en la siguiente imagen:

Reporte de Movimientos Agrupado por Cuenta Contable

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Reporte de Movimientos por Centro de Costo “Detallado”

En el módulo de Contabilidad/ Reportes dé clic en el link “Movimientos por Centro de Costo” y realice los siguientes pasos:

  • 1.- Seleccionar el filtro tipo “Detallado” y el nombre de centro de costo en el campo “Centro de Costo”

  • 2.- Dar clic en el botón “Mostrar Reporte”

  • 3.- El sistema mostrará la información de la siguiente manera:

  • Clave.- Se mostrará la clave del centro de costos.

  • Centro de Costo Se mostrará el Nombre del Centro de costos.

  • Cuenta.- Se mostrará la clave de la cuenta contable.

  • Nombre de Cuenta.- Se mostrará el Nombre de la cuenta contable.

  • Anterior.- Se mostrará el saldo final hasta la fecha anterior de la fecha indicada en el filtro Fecha.

  • Cargos.- Suma de movimientos registrados como cargo de acuerdo al centro de costo.

  • Abonos.- Suma de movimientos de abonos registrados de acuerdo al centro de costo.

  • Saldo Será afectado de acuerdo a la naturaleza de la cuenta, Ejemplo:

  • Si la cuenta es de Naturaleza “Deudora” y los cargos son mayores que los abonos se suman al saldo, de lo contrario se restan.

  • Si la cuenta es de Naturaleza “Acreedora” y los cargos son mayores se restarian del saldo.

Reporte de Movimientos por Centro de Costo Detallado

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Centros de Costo en los documentos de venta.

Ir a Facturación/ Catálogos/ Tipos Documentos de Venta , entrar a editar el tipo documento de venta y realizar los siguientes pasos:

1.- Seleccionar el campo Centro de costo e ingresar el centro de costo

  • Al seleccionar un Centro de Costo desde el tipo de venta en el campo “Centro de costo”, Al dar clic en los detalles de la venta, el sistema mostrará una ventana emergente y aparecerá en el campo “Centro de costo” el centro de costo seleccionado por default.

2.- Dar clic en “Guardar” para registrar el Tipo de Documento de Venta.

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3.- Generar el Documento de venta y dar clic en el icono de hoja que se encuentra en los detalles de la venta.

4.- El sistema mostrará el Centro de Costo que se indicó en el Tipo Documento de Venta.

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5.- Si el Tipo de Documento de venta afecta contabilidad, Se generara la póliza con el centro de costo, Para visualizarlo dar clic en el icono “Extra” en el asiento correspondiente a los detalles de la venta.

6.- El sistema mostrará el centro de costo registrado.

  • NOTA: Si el centro de costo seleccionado en el detalle de la venta tiene activo el parámetro “Maneja presupuesto”, Entonces el Centro de Costo deberá contener la misma cuenta contable que la del producto( Cuenta de enlace o cuenta fija en la configuracion de la póliza)

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