Procedimiento
Para generar el proceso de compra como tal, es necesario ingresar al menú Compras e Inventarios / Compra / Procesos / Compra, dar clic en el botón Nuevo y seleccionar la opción de compra que se requiere.
Se procede con la captura de datos en relación a la compra en cuestión, tales como:
Datos del Documento
- Folio: Capturar el folio con el que se desea identificar la compra en caso de que el sistema no lo proporcione en automático.
- Fecha: Capturar la fecha en que se realizó la compra.
- Fecha de Entrega: Fecha estimada para la entrega de la mercancía incluida en la compra.
- Referencia: Se puede capturar información que sea referencia sobre la compra en caso de necesitarse.
- Estatus: Se debe seleccionar el estatus en el que se desea tener la compra, si se elige la opción Iniciada: se podrá guardar y posteriormente realizar modificaciones, en caso de elegir la opción En proceso: ya no será posible modificarla, esto será indicio que se puede continuar con todo el proceso de la compra.
- Moneda: Seleccionar la moneda que se utilizará en la compra, puede ser Dolar, Peso, Euro y Yen.
- Desglosa IEPS: Al seleccionar este parámetro se realizará el desglose de IEPS al realizar la compra.
- IVA No Identificado: Al activar el parámetro, se permitirá afectar el IVA no identificado en la sección de impuestos.
Datos del Proveedor
- Proveedor: Capturar el proveedor al que se le realizará la compra.
- Facturar A: Se podrá agregar un proveedor diferente al que se realiza la compra para generar a su nombre la factura.
- Datos Proveedor: Muestra la información del proveedor capturado inicialmente.
- Descuento Proveedor: Muestra el porcentaje de descuento que proporciona el proveedor.
- Dirección Proveedor: Se indica la dirección capturada en el proveedor.
- Correo Electrónico: Correo electrónico capturado en el proveedor al cual se enviará la compra.
- Archivo: Permite adjuntar un archivo para importar los productos que se desean incluir en la compra, es necesario verificar la Estructura del layout, para realizar la captura del archivo y poder subirlo correctamente a la compra.
Detalle del Documento
- Se debe buscar y seleccionar el almacén, producto, cantidad y precio de lo que se desea incluir en la compra, es posible agregar mas líneas desde el botón + Nueva Fila.
Datos Adicionales
- Observaciones: En caso de necesitar agregar alguna observación en especial sobre la compra se debe capturar en este campo, es solo de carácter informativo.
Campos Dinámicos
- Campos de captura para información adicional, se agregan únicamente en caso de ser necesario y su captura es opcional, ejemplo; Impuesto Adicional, Requerimiento, etc. Depende los requerimientos de la empresa si son agregados o no.
Adjuntar Documentos
Al dar clic en el botón +Nueva Fila, se podrá adjuntar un documento dando clic en el botón Subir Archivo, puede seleccionarse desde el equipo. El archivo puede ser Imagen; [jpg, jpeg o png], Documentos; [doc, docx o pdf], Hojas de Cálculo; [xls o xlsx], Presentaciones;[ppt o pptx] y/o archivos XML.
Por último se deberá dar clic en el botón Guardar, para registrar correctamente la compra.
Posterior al registro de la compra es necesario continuar con el proceso común, ingresando al menú Compras e Inventarios / Compra / Procesos / Compra, se deberá dar clic en el botón Presione para mostrar registros, para visualizar la compra anteriormente registrada.
Es necesario seleccionar la compra en el cuadro pequeño que se encuentra a la izquierda, posterior a ello dar clic en el botón Acciones / Recibir Documento Pasivo, se apertura una nueva ventana donde se deberá indicar Nuevo Documento Pasivo Factura de Proveedor, donde se procede con la captura de campos en relación al pasivo tales como:
Datos del Documento
- Folio: Consecutivo asignado para identificar cada documento generado.
- Proveedor: Proveedor del cual se emite el documento.
- Correo electrónico: Direcciones de correo asignadas al asociado a las cuales se puede enviar el documento.
- Fecha Recepción: Fecha en la cual es recibido el documento.
- Días de Crédito: Días que proporciona el proveedor para realizar el pago a partir de la fecha del documento.
- Fecha Documento: Fecha en la cual el proveedor emite el documento.
- Fecha Vencimiento: Fecha límite para realizar el pago al proveedor.
- Plaza: Plaza a la cual afectará el documento, por ejemplo; Matriz, Centro, etc.
- Estatus: Indica el estatus del documento.
Tipo de engrape para comprobante:
El sistema solicitará los datos del engrape dependiendo el tipo de comprobante elegido:
- CFDI: Solicitará adjuntar el XML.
- CFD/CBB: Solicitará serie, folio y RFC.
- Extranjero: Solicitará Tax ID y número de comprobante.
- Archivo XML: Al dar clic en Subir Archivo, se puede adjuntar el archivo en formato XML generado por el proveedor.
- Archivo PDF: Al dar clic en Subir Archivo, se puede adjuntar el archivo en formato PDF generado por el proveedor.
Datos del Pago
- Tipo de Pago: Indica el tipo de pago del documento, puede ser Crédito o Contado.
- Moneda: Moneda en la cual se genera el documento.
Ordenes de Compra
- Se especifica una lista de la o las ordenes de compra de las cuales se recibe el documento pasivo, se indica folio de compra, fecha de compra, importe y estatus.
Detalle del Documento
- Se muestra el detalle de los productos incluidos en la compra, se especifica: Producto, Descripción, Unidad, Cantidad, Valor Unitario, Subtotal, Descuento, IEPS, Importe, % IVA, Importe IVA, Importe Total, Folio de Compra del que proviene.
Totales
- Subtotal sin descuento: Indica el subtotal sin descuento.
- (-)Importe descuento: Total de descuento aplicado en el documento.
- (+)Importe IEPS: Importe de IEPS correspondiente al documento.
- (+)Importe IVA: Indica el total del importe de IVA del documento.
- Total sin retenciones: Indica el total sin retenciones del documento.
- (-)Retención ISR: Indica el importe de retención de ISR del documento.
- (-)Retención IVA: Indica el importe de retención de IVA del documento.
- (+)Importe ajuste: Importe total del ajuste aplicado al documento pasivo.
- Total: Importe total del documento.
Datos Adicionales
- Observaciones: Indica las observaciones que tendrá el documento.
Campos Dinámicos
En caso de solicitar información es necesario capturarla, esta puede variar de acuerdo a los agregados en el menú Cajas / Pagos / Catálogos / Tipos de Documento Pasivos.
Para continuar con el proceso, es necesario ingresar a la ruta Compras e Inventarios / Compra / Procesos / Compra, se deberá dar clic en el botón Presione para mostrar registros, con el fin de visualizar la compra antes capturada.
Es necesario seleccionar la compra en el cuadro pequeño del lado izquierdo, posterior a ello dar clic en el botón Acciones / Recibir Mercancía de la parte superior derecha de la pantalla, se apertura una nueva ventana, Captura de Documentos Pasivos, donde se deberá seleccionar la compra de la cual se va a recibir la mercancía, también se muestra el documento pasivo ligado a la compra, por último se deberá dar clic en el botón Aceptar.
Se apertura una nueva ventana de Nueva Entrada Por Compra, donde se procede con la captura de campos en relación al movimiento al inventario de entrada por compra de mercancía tales como:
Datos Generales
- Folio: Folio para identificar el movimiento al inventario.
- Fecha Aplicación: Fecha en la que se está realizando el movimiento al inventario.
- Almacén Destino: Es el almacén a donde será enviada la mercancía.
- Estatus: Estatus que identifica en que se situación se encuentra el movimiento al inventario.
Datos Documento Origen
- Compra: Se indica el tipo de compra y el folio del que proviene la mercancía.
- Proveedor: Proveedor al que se realiza la compra de mercancía.
- Fecha Documento: Fecha en que se elaboró la compra.
Productos
- Se enlistan los productos incluidos en la compra, se observa; Producto, Descripción, Documento Pasivo, Unidad, Existencia, Cantidad Faltante, Cantidad, Series, Ubicación, es necesario capturar la cantidad que se recibe por cada producto.
Datos Adicionales
Observaciones: Descripción a detalle de las razones por las cuales se esta llevando a cabo el movimiento al inventario.
Si todo corresponde a la mercancía por recibir, es necesario dar clic en el botón Guardar.
Una vez que se genera el proceso anteriormente mencionado, se contará en su totalidad con una compra registrada, la recepción del documento pasivo y el movimiento al inventario de entrada por compra.