Objetivo
Se describen los pasos a seguir para generar y llevar el control de las series de consecutivos que siguen los folios de los tipos de documento en todos los módulos del ERP.
Procedimiento
1. Se debe ir al Módulo Administración / Administración de series. Una vez ahí se procede a dar clic en Nuevo.
2. Se llenan los datos solicitados. Los campos marcados con una línea roja deben llenarse forzosamente, los campos en blanco son opcionales:
-DATOS GENERALES-
Descripción: Nombre para identificar la serie de consecutivo.
Tipo: Se selecciona el tipo de consecutivo, las opciones son:
- Tradicional: Se utiliza para folios de documentos no fiscales.
- CFD: Se utiliza para folios de documentos tipo CFD (sin validez fiscal desde 2014).
- CFI: Se utiliza para folios de documentos tipo CFI (sin validez fiscal desde 2014).
- CFDI: Se utiliza para folios de documentos fiscales.
- Interno: Se utiliza para folios de control interno de los documentos.
Serie: Serie a la que corresponde el consecutivo. Para tipo Tradicional permite 30 caracteres máximo y para tipo CFDI e Interno permite 10 caracteres máximo.
Folio Siguiente: Número del folio con que iniciará el consecutivo. Cuando se está editando el consecutivo, el sistema muestra el folio del siguiente documento a generar.
Avisar folios utilizados: Al activar este parámetro el sistema informará al usuario, vía correo electrónico, el agotamiento de los folios.
Porcentaje de folios utilizados a avisar: Número del porcentaje de folios que deben utilizarse antes de que se envíe el correo de aviso.
Enviar correo a: Dirección de correo electrónico a la que se enviará el aviso de que los folios están por terminar.
-APROBACIÓN DE FOLIOS-
(+) : Botón para agregar folios a la serie.
(-) : Botón para eliminar folios de la serie.
Del Folio: Número inicial de la serie de consecutivos.
Hasta el Folio: Número final de la serie de consecutivos.
Año Aprobación: Año de aprobación del certificado digital o código de barras.
Número de Aprobación: Número de aprobación del certificado digital o código de barras.
Certificado: Se selecciona el certificado digital al que corresponde el consecutivo, de los previamente cargados en el sistema desde el Módulo Administración / Configurar Empresa / Configuración / Certificados digitales.
Código de Barras Bidimensional: Botón para cargar en el sistema un código de barras bidimensional (sin validez fiscal desde 2014).
Fecha Vigencia: Vigencia del certificado digital o código de barras.
3. Para terminar la configuración, se da clic en Guardar, en la parte superior derecha de la pantalla.