WooCommerce - Configura la conexión para sincronizar con ClickBalance

¿Que es WooCommerce?

WooCommerce.com Es una herramienta que se usa para convertir una página web hecha con WordPress en una tienda en línea, que se encarga de ofrecer el servicio de pagos, envíos y herramientas de fidelización de clientes para simplificar el proceso de manejo de una tienda en línea para pequeños comerciantes.

Objetivo:

Comunicar los movimientos de una tienda en línea con una cuenta WooCommerce y ClickBalance Profesional, dándole el servicio del control administrativo por medios de nuestro ERP incluyendo los movimientos que se realizan desde la tienda en línea. Sincronizando:

• Productos
• Clientes
• Existencias
• Ventas

¿Qué necesitas antes de iniciar?

• Contar con una cuenta en WordPress que es la encargada de gestionar WooCommerce, y tenga los permisos para establecer la conexión.
• Contar con una membresía ClickBalance.
  • Crea tu empresa en ClickBalance y configura para la sincronización.
  • Pide por Solicitud de Ayuda:
    • Acceso a nueva opción en “Especiales/ Conexión con tiendas en línea - Configuración para sincronizar tiendas en línea” en tu escritorio ClickBalance.
• NOTA: Cualquier duda comunícate con tu consultor asignado.

Pasos a seguir

Crea la tienda ingresa a https://tastewp.com/#

Revisa los términos y condiciones. Al aceptarlos, recibirás las credenciales requeridas para avanzar en la configuración de tu tienda y, posteriormente, en la integración con el ERP.

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• Ahora que ya tienes acceso a la tienda, ubica en el menú lateral izquierdo, la opción “Complementos” y luego selecciona “Agregar complemento”.
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• Se mostrará la siguiente pantalla. En “Buscar plugins”, escribe “WooCommerce” y, una vez que aparezca en los resultados, haz clic en “Instalar ahora” en la sección correspondiente a WooCommerce.

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• Después de que finalice la instalación, haz clic en “Activar” para comenzar a usar WooCommerce en tu tienda.
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• El siguiente paso es crear una Clave API:
  • En el menú lateral izquierdo, haz clic en WooCommerce y luego en Ajustes.
  • Ve a la pestaña Avanzado.
  • Selecciona la opción REST API.
  • Haz clic en “Crea una nueva clave de API” para generar la clave.
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• A continuación, se mostrará una nueva pantalla para completar los datos de la clave:
  • Descripción: Ingresa un nombre descriptivo que te permita identificar fácilmente el uso de esta clave.
  • Permisos: Selecciona la opción Lectura/Escritura para permitir el acceso completo.
  • Luego, haz clic en el botón “Generar clave de API”.
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• IMPORTANTE: Asegúrate de guardar tus nuevas claves, ya que la clave secreta se ocultará una vez abandones esta página y es necesaria para sincronizar con ClickBalance Profesional.
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Configuración de impuestos y tipo de monera en WooCommerce

• Activación del cálculo de impuestos
  • En el menú lateral izquierdo, haz clic en WooCommerce - Ajustes
  • En el apartado Opciones Generales, marca la casilla “Activar tasas de impuestos y sus cálculos” en la opción de Activar impuestos
  • Esto permitirá que se muestre la pestaña impuestos en el menú de Ajustes.
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• Configurar el tipo de moneda
  • En la misma opción ubica, ubica la sección de Opciones de Moneda y selecciona la moneda en la que deseas realizar las transacciones.
  • Posteriormente, en Opciones de moneda configura el tipo de moneda en que se realizaran los pagos.
  • Haz clic en el botón Guardar cambios para aplicar la configuración.
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• Configurar clase de impuestos
  • Una vez habilitada la pestaña de Impuestos en la opción de Ajustes, haz clic en Opciones de impuestos.
  • Y en Clase de impuesto por envío, selecciona la opción Estándar.
  • Haz clic en Guardar cambios.
• Asignación de tarifas de impuestos
  • En la pestaña de impuestos, selecciona en la subpestaña Tarifas estándar.
  • Presiona Insertar Fila para ingresar una nueva tasa.
  • Completa los siguientes campos:
    • Tarifa %: Para indicar el porcentaje de impuesto a aplicar al producto.
    • Nombre del impuesto: Asigna un nombre al impuesto
  • Haz clic en Guardar cambios.
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Configuración de descuentos mediante cupones en Woocommerce

• En el menú lateral izquierdo, haz clic en WooCommerce - Cupones.
• Se mostrará una nueva pantalla, y haz clic en Añadir nuevo cupón.
• En el apartado Datos del cupón configura:
  • Tipo de descuento: Selecciona entre Descuento en porcentaje, Descuento fijo en el carrito y Descuento fijo de producto.
  • Importe del cupón: Asigna el valor del descuento a aplicar.
  • Permitir el envío gratuito: Marca esta opción si el cupón tendrá envío sin costo.
  • Fecha caducidad del cupón: Indica hasta cuando será válido el cupón.
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¿Qué debo configurar antes de iniciar en ?

1.- Configuración previa de catálogos.

• “Inventarios / Catálogo - Almacén” exclusivo donde se llevará el control de entradas y salidas por empresa para WooCommerce.
• “Inventarios / Catálogo - Producto”
  • Catálogo de productos a manejar en WooCommerce.
    • El precio del producto se envía a WooCommerce antes de impuestos.
      • Para reflejar en ClickBalance las remisiones con IVA, es necesario activar desde WooCommerce el manejo de impuestos de los productos.
    • Si tu producto maneja atributos, se crea las variantes en WooCommerce, todos con el mismo Precio
  • Producto para concepto Gastos de envío.
    • Tipo Servicio.
    • Debe existir en el almacén configurado previamente.
      • En este servicio se reflejarán los gastos de envío registrados desde WooCommerce.
  • Asignar los productos al Almacén de WooCommercce.
• “Facturación / Catálogo - Tipo de documento de venta.”
  • Para la generación de remisiones (NO es Documento electrónico):
    • Considerado como venta
    • Considerar costo de servicio (Gastos de envío)
    • Forma de pago por defecto, seleccionada
      • De no existir tomará la forma de pago configurada en Parámetros de Facturación
    • Generar salida de almacén
    • Generar salida de almacén con venta iniciada para asegurar la existencia en ambos sitios
    • Permitir venta solamente por almacén por defecto
      • Almacén por default mismo que se configura para control de movimientos
    • Permitir precio menor al último costo
    • Activar el Texto adicional 2 si deseas ver el método de pago utilizado en WooCommerce al editar el documento de venta.
  • Tener acceso al tipo de venta
• “Cliente” público en general.

2.- Configurar la conexión con WooCommerce.

• Registrar datos de la conexión que se tienen en WooCommerce desde ClickBalance.
  • Opción: Especiales / Conexión con tiendas en línea - Configuración para sincronizar Tiendas en línea.
  • A continuación, se describen los datos requeridos, en el apartado “Datos de conexión” para el servicio de WooCommece:
    • Dirección web de la tienda: Corresponde a la URL de tu tienda creada en WooCommerce.
      • Se obtiene a partir de las credenciales en la creación de la tienda.
    • Cliente id WooCommerce: Es el identificador público de la API. Es la clave del cliente en la generación API.
    • Cliente secret WooCommerce: Es la clave secreta asociada al cliente Id para contar con una conexión segura.
      • Se obtiene a partir de la Clave secreta de cliente en la generación de la API.
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3.- Pide por Solicitud de Ayuda la sincronización de tus productos en WooCommerce.

• Si tu configuración de conexión está hecha, solo pide la sincronización de tus productos antes de hacer cualquier movimiento en WooCommerce.
  • Llegará un correo con los resultados de la sincronización al asignado en el tipo documento de venta seleccionado en la configuración WooCommerce
• Consideraciones:
  • Si YA tienes productos en WooCommerce, antes de configurar la conexión con ClickBalance realiza lo siguiente:
    • Descarga de WooCommerce tus productos
    • Arma un archivo de excel para importarlos en ClickBalance respetando la configuración que te pide la importación
      • El identificador que se utiliza para la sincronización es la descripción del producto. Este dato debe ser igual en ambos sistemas.
        • Descripción en ClickBalance debe coincidir con Título en WooCommerce
      • Agregalos en el almacén que tienes para la conexión.
  • Carga los productos en ClickBalance desde Inventarios / Procesos - Importar / Exportar datos
  • Ya que cuentes con los productos en ambos sistemas configura la conexión en ClickBalance y actívala para sincronizar.
  • Solicita Sincronizar tus productos para que hagan MATCH con WooCommerce.

4.- Dar existencia de tus productos en el almacén exclusivo de WooCommerce.

• Puedes dar existencia por:
  • Captura de inventario inicial
  • Compras a ese almacén
  • Traspaso de un almacén a el almacén exclusivo de WooCommerce
  • Entrada libre al almacén
• Al dar existencia en el almacén se sincronizará con WooCommerce la existencia, es por este motivo que es necesario tener la configuración de WooCommerce antes de este paso.

5.- Revisa desde WooCommerce que tus productos existan y cuenten con existencia.

¿Qué y cuando se sincroniza la información?

La sincronización depende de los siguientes eventos:

• 1.- Se Crea/Edita desde ClickBalance y Actualiza WooCommerce.
  • Productos:
    • Nuevo
    • Editar
  • Existencia:
    • Cada movimiento al inventario generado debe actualizar existencia en WooCommerce:
      • Entrada por compra
      • Entrada libre
      • Cancelaciones
      • Salidas por venta
      • Captura de inventario fisico
      • Etc.
• 2.- Se Crea/Edita desde WooCommerce y Actualiza ClickBalance:
  • Clientes
  • Ventas