Precondiciones
En caso de requerir generar un traspaso entre cuentas contables es necesario contar con los siguientes requerimientos: Grupos documento caja, Serie de consecutivo y Formato de impresión para el documento pasivo. En caso de afectar a contabilidad tener creados los Configuradores de póliza correspondientes.
Procedimiento
Para generar un lo primero que se debe realizar es ir al Menú Cajas / Pagos/ Catálogos/ Tipo de documento pasivo. Una vez ahí se procede a dar clic en Nuevo, una vez en pantalla es necesario proceder con la captura de los datos requeridos, tales como:
Parámetros de Tipo de Documento de Pasivo
- Grupo del tipo de documento de caja: permite agrupar documentos por funcionalidades o familias de documentos
- Nombre: nombre o descripción con la cual se identifica el tipo de documento.
- Tipo de partida: Indica el tipo de partida que podrán admitir los documentos que se generen a partir de este tipo.
- Abreviatura: nombre corto o abreviación para identificar el tipo de documento.
- Estatus: Estatus del tipo documento, si selecciona el estatus cancelado no podrá crear documentos de este tipo.
- Permitir guardar con estatus iniciado: Al activar este parámetro, permite guardar un documento sin que se apliquen las afectaciones en los diferentes módulos del sistema.
Parámetros de captura
- Personalizar nombre de documento adjunto: Indica el nombre que tendrán los archivos generados por el documento al enviarlos por correo electrónico.
- Permitir capturar datos para engrape de comprobante: el sistema solicitará en el documento de pasivo indicar un tipo de comprobante fiscal (CFDI, CFD, CBB o extranjero) para el registro de los datos del comprobante indicados por el SAT.
- Permitir adjuntar PDF: al generar el documento de pasivo permite adjuntar archivos PDF.
- Permitir capturar consecutivo manual: permite capturar el folio del documento de manera manual.
- Tipo de documento de caja de contado: debe indicar el tipo de documento de pago que se generará al realizar un documento de pasivo de contado.
- Permitir partida de ajuste: permite capturar partida de ajuste para afectar el total al recibir un documento pasivo desde la compra.
- Monto máximo: permite establecer un límite al importe total del documento de caja de contado.
- Editar Tipo Cambio: este parámetro permitirá editar el tipo de cambio.
- Obtener tipo de cambio de acuerdo a la fecha del documento: al activar este parámetro el tipo de cambio de la moneda se obtendrá de acuerdo a la fecha del documento.
Parámetros de Gastos
- Configuración Catalogo de Gastos: seleccione un gasto del catálogo para relacionarlo con el tipo de documento pasivo.
Afectación Contable
- Afecta contabilidad: al activar este parámetro el sistema generará una póliza al terminar un documento.
- Configuración de póliza: indica la configuración de póliza que se tomará para la generación de la póliza al guardar el documento.
- Afectación al cancelar póliza: indica la afectación contable que se realizará al cancelar un documento.
- Cuenta contable de IVA por pagar: cuenta contable que se afectará al recibir un documento de pasivo.
- Cuenta contable de IVA pagado: cuenta contable que se afectará al realizar un pago a proveedor.
- Cuenta contable de descuento: cuenta contable que se afectará al generar descuentos.
- Cuenta contable de devolución: cuenta contable que se afectará al generar devoluciones.
- Cuenta contable de retención de ISR: cuenta contable que se afectará al retener ISR.
- Cuenta contable de retención de IVA: cuenta contable que se afectará al retener IVA.
- Generar póliza con fecha del documento: al activar este parámetro la póliza del documento pasivo se generará con la Fecha del documento indicada en el documento pasivo en caso de no activarse la póliza será generada con la fecha de recepción indicada en el documento de pasivo.
Administración de Consecutivos
- Plaza: plaza a la que se asigna el control de los folios por medio de la serie de consecutivos.
- Consecutivo: serie que controlará los folios que se asignarán a cada documento de la plaza especificada.
- Correo emisor: correo emisor de los documentos enviados por email para la plaza actual.
- Formato: formato por defecto para la plaza actual al momento de enviar por correo electrónico.
Formatos
- Formato: permite indicar los formatos de impresión que estarán disponibles al imprimir el documento.
- Tipo de impresión: indica si la impresión del formato solo se mostrará en pantalla o se enviará directamente a imprimir.
- Puerto: indica la ruta en la que se encuentra la impresora local.
Control de accesos
- Usuario: permite seleccionar un usuario al cual se le pueden otorgar permisos sobre este documento.
- Permitir consultar: al activar esta casilla el usuario podrá consultar los documentos de este tipo.
- Permitir escribir: al activar esta casilla el usuario podrá crear y editar los documentos de este tipo.
- Permitir cancelar: al activar esta casilla podrá cancelar los documentos de este tipo.
Campos dinámicos
- Nombre: nombre con el cual aparecerá el campo dinámico en el documento.
- Tipo de dato: tipo de dato que será el campo: texto, fecha, numérico decimal o entero.
- Requerido: indicará que el campo dinámico sea requerido.
- Valor: valor por defecto que tendrá el campo al indicar la captura.
- Ayuda: texto de ayuda que describe el campo.
Para finalizar el proceso es necesario dar clic en Guardar.